檔案保護(hù)的方法與措施

檔案保護(hù)技術(shù)是研究制成材料的損壞規(guī)律及科學(xué)保護(hù)檔案的技術(shù)方法的一門學(xué)科，它的任務(wù)是最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。 

       科學(xué)保護(hù)檔案的技術(shù)方法很多，歸納起來主要有兩個(gè)方面：一是防的技術(shù)，二是治的技術(shù)。

       防的技術(shù)是防止或減緩各種外界不利因素對(duì)檔案制成材料的破壞作用，主要是改善檔案保護(hù)條件。一是加強(qiáng)庫(kù)房日常管理工作；二是通過庫(kù)房建筑為改善檔案保護(hù)條件創(chuàng)造物質(zhì)前提。

       治的技術(shù)是對(duì)已經(jīng)損壞或受到不利因素影響的檔案進(jìn)行處理，修復(fù)已遭損壞的檔案，盡力恢復(fù)其歷史原貌，增強(qiáng)其抵抗外界不利因素的能力。修復(fù)技術(shù)的基本內(nèi)容有：去污、去酸、加固、修裱及字跡恢復(fù)等。 

       檔案保護(hù)技術(shù)工作是檔案工作中的一項(xiàng)極其重要的工作。它直接關(guān)系到檔案的命運(yùn)，保護(hù)工作沒做好，檔案遭到損壞，就會(huì)造成無法挽回的損失。檔案作為歷史記錄，有著參考和憑證作用，具有重要價(jià)值。因此，大量檔案要長(zhǎng)期保存，一部分檔案要永久保存。但反映和記錄檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料的壽命是有限的，這二者之間的矛盾只有通過做好檔案保護(hù)工作都能加以解決。 

      在檔案保護(hù)工作中應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的思想。檔案保護(hù)技術(shù)是一門綜合性的應(yīng)用技術(shù)，因此，應(yīng)根據(jù)檔案的特點(diǎn)，吸取其他領(lǐng)域的科技成果，不斷提高保護(hù)技術(shù)的水平，更好地延長(zhǎng)檔案的壽命。 

     一、檔案字跡耐久性 

       字跡是記錄及反映檔案內(nèi)容的重要物質(zhì)材料，其耐久性關(guān)系到檔案的壽命。 

      檔案字跡材料按其耐久程度大致可分三類： 

       1、耐久字跡材料：墨和墨汁、黑色油墨。 

       2、比較耐久的字跡材料：藍(lán)色和紅色油墨；藍(lán)黑墨水和碳素墨水、印泥。 

       3、不耐久的字跡材料：純藍(lán)墨水和紅墨水；復(fù)寫紙；圓珠筆和鉛筆。

       為了延長(zhǎng)檔案壽命，在形成檔案中，應(yīng)使用最耐久或耐久的字跡材料，不要使用不耐久的字跡材料。

       二、檔案庫(kù)房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)

　　檔案的壽命與檔案庫(kù)房的溫濕度密切相關(guān)。不適宜的溫濕度不僅可單獨(dú)地作用于檔案，而且可加速其他因素對(duì)檔案的破壞。為了使檔案庫(kù)房的溫濕度等符合檔案的要求，需采取一定的措施，即對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行控制與調(diào)節(jié)。 

      檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)： 

      國(guó)家檔案局于1987年正式頒發(fā)了《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，對(duì)我國(guó)各類檔案庫(kù)房的溫濕度提出了明確的規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)為溫度14－24℃，相對(duì)濕度45－60%之間。 控制與調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房溫濕度的主要措施： 

      密閉、通風(fēng)和采用空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。 

      1、通風(fēng)的目的：根據(jù)空氣流動(dòng)的規(guī)律，有計(jì)劃地使庫(kù)內(nèi)外的空氣交換，從而達(dá)到調(diào)節(jié)庫(kù) 內(nèi)溫濕度的目的。 

      2、通風(fēng)的原則： 

      ①庫(kù)外的溫度與相對(duì)濕度都低于庫(kù)內(nèi)時(shí)，可以通風(fēng)；反之則不能通風(fēng)。 

      ②庫(kù)外的溫度低于庫(kù)內(nèi)，而庫(kù)內(nèi)外相對(duì)濕度相同時(shí)，可以通風(fēng)；反之，則不能通風(fēng)。 

      ③庫(kù)外的相對(duì)濕度小于庫(kù)內(nèi)，而庫(kù)內(nèi)外溫度相同時(shí)，可以通風(fēng)；反之，則不能通風(fēng)。 

      ④庫(kù)外溫度低于庫(kù)內(nèi)，而庫(kù)外相對(duì)濕度大于庫(kù)內(nèi)或庫(kù)外溫度高于庫(kù)內(nèi)，而庫(kù)外相對(duì)濕度小于庫(kù)內(nèi)。此時(shí)需利用公式進(jìn)行計(jì)算，將庫(kù)內(nèi)外的絕對(duì)濕度進(jìn)行比較，若庫(kù)外絕對(duì)濕度小于庫(kù)內(nèi)，則可以通風(fēng)；反之，則不能通風(fēng)。 

      3、 通風(fēng)注意事項(xiàng)： 

      ①通風(fēng)時(shí)，應(yīng)對(duì)庫(kù)內(nèi)外溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)，注意其變化的情況，隨時(shí)采取相應(yīng)措施。 

      ②通風(fēng)時(shí)應(yīng)防止庫(kù)內(nèi)結(jié)露。 

      ③通風(fēng)時(shí)應(yīng)注意防塵和防有害氣體進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。 

      ④通風(fēng)后應(yīng)立即密閉，使庫(kù)內(nèi)適宜的溫濕度狀況得以較長(zhǎng)時(shí)間的穩(wěn)定。 

    三、檔案修復(fù)技術(shù) 

      修復(fù)原則： 

      1、各種材料、方法對(duì)檔案制成材料不能有損害，應(yīng)有利于延長(zhǎng)檔案壽命。

      2、 保持檔案原貌。 

      3、 使用的修復(fù)方法事先要經(jīng)過試驗(yàn)，確有把握后，才能著手修復(fù)工作。 檔案修裱，修裱是使用粘合劑和紙張對(duì)檔案進(jìn)行修補(bǔ)和托裱，以恢復(fù)檔案原貌，增加其強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。 

    四、檔案的保管 

      檔案保管工作的內(nèi)容：

      1、檔案的庫(kù)房管理，即庫(kù)房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。 

      2、檔案流動(dòng)中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)流動(dòng)環(huán)節(jié)中，一般的安全防護(hù)。 

      3、檔案保護(hù)的專門措施，即為延長(zhǎng)檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。 

      檔案保管工作的意義： 

       1、 檔案保管工作是整個(gè)檔案工作的重要組成部分，是一個(gè)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。 

       2、 檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護(hù)檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。 

       3、 檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理水平重大影響。 

       檔案損毀的原因： 

      （一）人為損毀的原因 

      人為（或社會(huì)）損毀的原因或因素，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面： 

       1、 由于政治斗爭(zhēng)及其他各種原因，對(duì)某些檔案文件進(jìn)行有計(jì)劃、有意識(shí)地破壞。 

       2、 由于檔案工作人員以及接觸檔案的有關(guān)人員，工作麻痹大意，或疏忽職守，或不遵守規(guī)章，以及缺乏檔案管理工作知識(shí)等，導(dǎo)致管理和使用不善，造成了檔案的丟失、損毀或檔案管理系統(tǒng)的紊亂。 

       3、 在檔案的管理中，檔案的管理和利用難以避免地加速檔案的老化和磨損等。 

      （二）自然損毀的原因 

      檔案自然損毀的原因，概括起來有兩個(gè)方面的因素： 

      1、 內(nèi)因，就是檔案本身，即文件的制成材料。 

      2、外因，就是檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件。 　

       檔案保管工作的任務(wù)： 

　    檔案保管工作的基本任務(wù)是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的物質(zhì)安全和政治安全。 

　     保管檔案的基本要求 

        1、 以防為主，防治結(jié)合 

        2、相互協(xié)調(diào)，密切配合 

        3、加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般 

        4、 立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前　　 

     五、檔案保管的基本條件： 

       開展檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證，否則是難于做好這項(xiàng)工作的。檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有：檔案庫(kù)房、檔案裝具和檔案的包裝材料。 

       檔案庫(kù)房： 

       檔案庫(kù)房建筑為檔案保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件，庫(kù)房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫(kù)房管理措施的效果。 

       檔案裝具： 

       檔案裝具是檔案館、室必需的基本設(shè)備。檔案裝具各類很多，各有所長(zhǎng)，應(yīng)根據(jù)庫(kù)房的特點(diǎn)和檔案的價(jià)值及規(guī)格的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國(guó)使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。 

       檔案包裝材料： 

       檔案的包裝非常重要，它既可防止光線、灰塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害，又可減少機(jī)械磨損。目前，我國(guó)包裝檔案的材料一般有三種：卷皮、卷盒和包裝紙等。 

     六、庫(kù)房的管理 

       庫(kù)房的管理工作是檔案保管工作的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。因此，只有做好經(jīng)常、具體的庫(kù)房管理工作，才能為整體的檔案工作創(chuàng)造必要的條件和良好的秩序。 

       檔案架、柜的排放與編號(hào)： 

       庫(kù)房中的檔案架、柜的排放，應(yīng)合乎下列要求： 

       1、排列整齊，橫豎成行。 　　

       2、避免光線直射，注意通風(fēng)。 　

       3、節(jié)約庫(kù)房面積和空間，存取方便。 

       為了便于對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案的管理和迅速取放，所有的檔案架、柜都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)的一般方法是：自門口起，從左到右編架、柜號(hào)，如果架、柜有欄，也是從左向右編號(hào)，格與五節(jié)箱則自上向下編號(hào)。 

      全宗排列與檔案存放：  

      全宗的排列，一般采用兩種方法。一種是按全宗號(hào)流水排列，一種是按全宗分類（分全宗群）排列。前者簡(jiǎn)便易行，后者能把屬于同一類型的全宗排在一起，能較好地保持全宗之間的群體聯(lián)系。 

      檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，其優(yōu)點(diǎn)是便于存放和提供利用。平放，取放檔案不大方便，但對(duì)保護(hù)檔案有利，特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。 

      全宗卷： 

      在檔案館、室工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成的專門案卷，稱為全宗卷。 

      全宗卷的內(nèi)容通常包括：移出和接收檔案的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案和分類方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和檢查登記表冊(cè)，檔案保管期限表，檔案銷毀清冊(cè)，全宗指南等。